；一般都不应发文
；为备查考
；可以科室名义《工作简
讯》发会议纪要
。
6。各业务科室与外单位发生的一般业务联系
；可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）
不用厂部名义发文．
第四章发文程序与要求
第十条发文程序规定
：
1。各单位需要发文
；应事先分别党委、厂部提出申请
；
2。党委、厂部同意发文时
；主办单位应以党的方针、政策和国法令
；上级指示或工作实际需要
草拟文件初稿
；
143
3。草拟文稿必须从全厂角度出
；做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、
标点符号正确、书写工整
。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
；
4。文稿拟就后
；拟稿人应填附发文稿纸首页
；详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿
单位与拟稿人
；并签名、盖章、标定日期和密级
；
5。两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神
；有关文件规定
；对文稿进行审查和修改
。
对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿
；
6。经两办审查修改后的文稿
；送部门主管领导核稿
（对文稿内容
；质量负责
）；
7。对审核时修改较多
；有碍打印和存档的文稿
；应由拟稿部门重新誊写清楚
；
8。需经会签的文稿
；应在交付打印前送会签部门会签
；
9。文稿审核会签后
；按批准权限的规定分别呈送党委
；厂部领导审定批准签发
；
10。经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打印室打印
；
11。文件打印清样
；应由拟稿人校对
。校对人员应在发文稿上签名
；
12。文件打字后
；由两办派专人按数印刷
；再由两办机要秘书分发并检查落实情况
；对印刷质量
不好的文件
；机要秘书应拒绝盖印分发
。
第五章文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件
；需经本部门负责人签写便条
；对有
密级的文件须经两办主任同意后方可借阅
。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续
；就地阅看
；按时归还
。任何人不得将文件带走
或全文抄录
；不允许拆卷和在文件上勾划
。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办
；应定期对事情已妥的本厂文件和上级要
求限期清退的文件
；进行收缴清退工作
。（一般为月底一小清
；季末一中清
；年终一总清
。）如发现文件
丢失；必须及时查明原因和责任者
；并如实向领导报告
。
144
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作
。
第六章文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围
：
1。凡下列文件统一的分别由两办负责归档
：
a。上级机关来文
；包括上级对工厂报告、申请的批复
；
b。党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发
言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等
；
c。厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录
；
d。厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的
报告、总结、决议、发言、简报
；会议记录等
；
e。有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
；
f。参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等
；
g。上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录
；以及本厂向上级进行汇报的提纲和材
料；
h。反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品
；
I。工厂日志和大事记
；
j。工厂向上级批复的文件及上报的有关材料
；
2。业务科室
；各群众团体日常工作中形成的活动资料
；由各业务科室、群众团体负责立卷归档
。
第十六条产卷要求
：
1。文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序
；分门别类地进行整理归档
。
2。立卷时
；要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全
；保持文件、材料的完整性
。
3。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则
。重要工作、重要会议形成的文件材料
；要及
145
时立卷归档
。
4。上年度形成的文件材料
；要求在下年度五月份以前整理完
。六月份正式向档案馆
（室）移交；清
单一式两份
。（接交单位各留存一份备查
）。
第七章文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件
；两相要室应定期清理造册
；并按上级
有关规定
；办理申请销毁手续
。
第十八条经审核同意销毁的文件
；应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机
关指定的纸厂监视销毁
。
二、会议管理制度文本参考格式
企业会议管理制度
第一章总则
为改进作风、减少会议、缩短会议时间
；提高会议质量
；特制订本制度
。
第二章会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类
：
1。厂级会议
：主要包括党政领导
（扩大）会；全厂干部会
；全厂组长会、全厂党员大会、全厂团员
大会、全厂职工大会
；全厂技术人员会以及代表大会
。应分别报请党委或厂部批准后
；由党、政、工、
团等办事部门分别负责组织召开
。
146
2。专业会议
：系全厂性的技术、业务综合会
（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备
会、生产调度会、安全生产工作会等等
）；由分管厂领导批准
；主管业务科室负责组织
。
3。系统和部门工作会
：各车间、科室、支部召开的工作会
（如车间办工会、科务会、支部会、
车间（科室）职工大会等
）由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织
。
4。班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开
。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议
（职现场会、报告会、办公会等
）或厂际业务会
（如
联营洽谈会
；用户座谈会等
）一律由厂办受理安排
；有关业务对口科室协作作好会务工作
。
第三章会议的安排
第三条例会的安排
为了避免会议过多或重复
；全厂正常性的会议一律纳入例会制
；原则上要按例行规定的时间、
地点、内容、组织召开
。例会会议安排如下
：
（一）行政技术会议
1。厂长办公会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：研究、部署行政工作
；讨论决定全厂行政工作重大问题
。
2。厂务会
：
时间：
地点：
147
主持：
召集：
参加者
：
内容：总结评价当月生产行政工作情况
；安排布置下月工作任务
。
3。班组长以上干部大会
（或全厂职工大会
）：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：总结上季
（半年、全年
）工作情况、部署本季
（半年、新年
）工作任务
；表彰奖励先进集体、
个人。
4。经营活动分析会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果
；评价各方面的工作情况
；肯定成绩
；揭露
矛盾；提出改进措施不断提高工厂经济效益
。
5。质量分析会
：
时间：
地点：
148
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报、总结、上月产品质量情况
；讨论分析质量事故
（问题）、研究决定质量改进措施
。
6。安全工作会
（含治安、消防工作
）：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况
；分析处理事故
；检查分析事故隐患
；研究
确定安全防范措施
。
7。技术工作会
（含生产技术准备会
）
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技措和日常生产技术准备工作计划完
成情况
；布置下月技术工作任务、研究确定解决有技术问题的措施方案
。
8。生产调度会
：
时间：
地点：
149
主持：
召集：
参加者
：
内容：调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题
。
9。科务会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
检查、总结、布置工作
。
10。车间办公会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：检查、总结布置工作
。
11。班组会
：
时间：
地点：
主持：
150
召集：
参加者
：
内容：对先天工作进行讲评
；布置当日工作任务和注意事项
。
（二）党群系统会议
1。党委委员
（扩大）会：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：（1）研究贯彻执行党的方针、政策和上级党组织的决议、指示和措施方案
。
（2）讨论制定加强工厂党的建设和职工队伍精神文明建设的计划与措施
。
（3）听取行政关于生产经营情况、工厂发展计划、职工奖惩等方面的汇报和工会、团委、科
协等群众组织的工作汇报
。
（4）研究决定有关机构设置、领导干部任免、党员奖惩等重大事宜
。
（5）审批审定有关表彰决定、荣誉称号、新党员、出国人员政历等
。
2。党群系统办公会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习党的方针、政策
；检查总结党群部门当月工作任务完成情况
；安排布置下月工作任
151
务。
3。党支部书记会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容： 学习上级有关文件、传达贯彻上级有关会议精神
；汇报、总结当月党支部工作情况
；
分析研究党员和职工思想动态
；安排布置下月党支部工作任务
。
4。纪检工作会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
汇报、总结、布置工作
；学习上级有关纪检方面的文件
。
5。组织工作会
：
进间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
152
内容：学习、传达上级有关文件精神
；汇报、总结、布置工作
。
6。宣传工作会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习传达上级有关文件精神、汇报、总结、布置工作
。
7。厂工会委员
（扩大）会
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达上级有关文件、指示、汇报、总结、布置工作
。
8。分工会主席会
；
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习传达上级有关文件精神、汇报、总结布置工作
。
9。厂团委委员
（扩大）会
153
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达