《外企女秘书职场日记》

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外企女秘书职场日记- 第8节


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    台下许多人笑起来了。    
    我们虽然也经常参加一些培训班,但今天受益最多。    
    我们每个人从小就会说话,就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒,而有的人只要十秒或九秒多;一百米跑十秒或十五秒,在跑步的姿势上没有什么本质的区别;它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些细节,将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。


第一部分 三月第12节 黄梅戏

    五月某日    
    北京的五月才是真正的春天。迎着柔爽的春风,看着街道两旁被染得翠绿的行道树,心中似乎总想唱点什么。    
    五一黄金周结束了,今天又恢复了正常的工作。可是今天一上班,玛丽就挨了头的训,我们休假后的愉快的心情,像商场里的春装打了折。    
    早晨一进办公室,玛丽就将挂在脖子上的新三星手机向我晃了晃。手机上还挂了个黄绿相间的卡通娃娃。看来五一节过得不错,换了手机,又买了新裙子。当玛丽向我晃她的新手机时,也被头看到了。    
    “玛丽,你脖子上挂的是什么玩意儿?”头冷冰冰地问。    
    “手机。”玛丽不知道头为什么明知故问。    
    “手机不要挂在脖子上!”    
    “为什么呀?”    
    “这里不是游乐场,你也不是中学生!”    
    我也觉得头今天不太对劲,有些家长作风。    
    “那我的手机放哪儿?”玛丽不敢跟头再“顶”了。    
    “该放哪儿就放哪儿!”头说着就出去了。    
    办公室里的空气似乎凝固了,尽管刚才还是叽叽喳喳的。    
    “头今天是怎么啦?”过了好一阵,玛丽才像缓过神来似地问。    
    “玛丽,不管头怎么样,你把手机挂在脖子上,又配上那么显眼的卡通,确实不太合适,让客人看见了,会给人一种与整个办公室环境不相协调的感觉。”    
    孟姐见玛丽还没有想通,便跟玛丽解释。    
    “那我总不能不用手机吧?”玛丽说。    
    “其实,你在办公室的时候,可以把手机放在抽屉里;出了办公室,手机挂哪儿都可以。”孟姐接着说,“玛丽,我还要多说几句,你今天这条裙子的确很漂亮,又很合身,但我觉得穿着上班有些不太合适。”    
    “这条裙子很露吗?”玛丽明显地有些不服气。    
    “不是露不露的问题。作为秘书上班的服装,不仅有个形象问题,还有个是不是适合工作的问题。你这条裙子,首先是裙摆和袖子都太长了一点,干起活来会有些不方便;其次是没有口袋。秘书的衣服一定要有口袋,平时放支笔、粘贴纸、名片等常用的小东西,不至于要用的时候到处找,特别是接电话或者在走廊上接受上司临时交办的事情时,能随时记录下来。有了口袋,你的手机就有地方放了。还有一点,你这裙子虽不是很艳,但还是很容易显脏,所以穿着上班有些不太合适。”     
    见玛丽还是有些口服心不服的神态,孟姐似乎知道玛丽心里在想什么,于是说:    
    “玛丽,我并不是要大家穿得千篇一律,没有一点个性化的东西,但是,当秘书在选择上班服装的时候,必须首先考虑工作的需要,在这个基础上再考虑个性化的东西。还有,你的首饰。虽然你的戒指不显眼,但你耳环上的耳坠还是太长了一点,有些显眼;不是说我们做秘书的不能戴首饰,而是我们戴的首饰不要过于张扬,这样,不至于在接待客人时,让人觉得不太协调。”    
    下午,我去孙总办公室送材料时,孙总对我说:“小于,我下个星期要到四川绵阳出差,我有个要好的中学同学在那里当局长,多年不见了,我想在去看他的时候,给他送点礼物。你看北京有什么土特产,帮我买一点。他们夫妻俩似乎没有小孩。”    
    “好的。”我不假思索地回答。    
    一出办公室,我心里就叫苦:在北京这样一个既现代化又国际化的大都市,到哪里去找又土又特的东西?    
    记得我很小的时候,老爸回南方老家,还带一些茯苓夹饼、果脯之类的东西回去当礼物送人;到我上中学时,老爸回老家就什么也不带了,说带回去的北京土特产,人家早就看不上了。现在整个北京城,似乎除了全聚德的烤鸭能叫北京土特产外,我不知道,还有什么东西能作为土特产拿得出手?可是,别说出了北京城,就是出了全聚德,那烤鸭味道就不一样了!    
    回到家里,问老爸北京有什么送人的土特产,因为他曾经在商业部门工作过。他抓耳挠腮地想了一阵后,表示爱莫能助,说他也不知道。    
    吃饭的时候,老爸见我还在为礼品的事发呆,便对我说:“小雪,你能不能换一个思路,别老想着‘土特产’三个字了。情况在不断的变化,礼物的内容也应跟着变。你们老总说‘土特产’,可能只是一种习惯说法,并不一定要是吃的东西。如果一定要是吃的,那就有些像刻舟求剑,不合时宜。所以,你应该从‘北京的礼品’这个角度来考虑问题;如果这样那你选择礼物的范围就大多了。”    
    “那送什么好?”我问。    
    “中国人有句老话,叫作‘送礼送到骨头里’。你知道你们老总的朋友喜欢什么吗?”老爸很认真地问我。    
    我苦笑着说:“老爸,我直到今天,才知道孙总有这么一位朋友,我到哪里去知道他喜欢什么?”    
    老爸想了一会儿,又问:“你们孙总是什么地方的人?”    
    “安徽安庆。”    
    “安庆六安那一带的人,一般都喜欢黄梅戏,你可以买点严凤英这些黄梅戏名家名角的磁带或CD盘,作礼物送给他;我估计他们这种年龄层次还是会喜欢黄梅戏的。”    
    “可这能算北京的土特产吗?”    
    “黄梅戏是安徽湖北的,当然不能算北京的土产,但北京录制发行的磁带或CD,就能算北京的特产。”    
    “为什么?”    
    “因为我估计四川绵阳那地方,没几个人喜欢听黄梅戏,所以在那种地方很难买到严凤英这些名家名角的磁带或CD盘;因此,黄梅戏虽不是北京的土产,但是从北京带过去的,所以可以当北京的特产。”    
    我觉得老爸在“强词夺理”,但也是没办法的办法,明天去问问孙总再说。不过,老爸的提议,倒让我思路大开,那就是秘书在接受上司的指示时,不能拘泥于个别词句,应从总体上把握指示的精神,特别是要注意听出他们的弦外之音。只有百分之百吃透了上司的指示精神,才能百分之百地去贯彻执行。


第一部分 三月第13节 软盘能揩鼻涕吗?

    五月某日    
    今天办公室又添了一台数码复印机,并给小石配了一台新电脑。给小石电脑里装的是WPS Office办公软件。一看这套软件,小石的眉头就皱起来了。玛丽去年刚来时也是这个样子,现在头又让我辅导小石。就在这时,玛丽匆匆忙忙进来,递给我一篇稿子,对我说:“刚才孙总让我交给你,要你帮他把这篇稿子录成电子文档。他下班之前要用。”    
    我接过这篇西安办事处做的投资CTR可行性研究报告,对小石说,我们正好用这份材料作练习。小石一看稿子中居然有这么多符号和公式,显得更加畏难:“这么多符号和公式,怎么打呀?”    
    我说:“WPS 的符号插入功能挺强,这些符号和公式没有什么难的。”    
    我让小石开始录入。遇到几个数学符号后,让她打开了插入菜单,选择了几个常用的符号。WPS Office很方便,直接在左边出现了一个图文符号集,里面的符号比较全,分了好几个库,其中也有专门的公式库。小石很快就找到了自己需要的符号。过了一会,小石就开始埋怨输入太复杂了。因为她经常使用的几个符号不在一个库中,这样,她不得不更换符号库,去到不同的库中去找自己需要的符号。不停地换符号库真是够烦人的,于是她又向我求救。    
    我一看,说:“这个简单,先把原文拷进去。WPS Office的符号都是可以设热键的,设了热键以后你就可以不用每次都去找了,只要记住它的热键就行了。”说完,让小石在符号库中任选了一个符号,在上点击了鼠标右键,选中了弹出菜单中的对象属性。将鼠标停留在热键后的文字框里,同时按下Ctrl键和A键,就这么简单地设了个热键,小石试着压住Ctrl键时压了一下A,果然,屏幕上出现了刚才设定的“℃”。    
    对设热键,我很有体会;我对小石说:“其实还有一个很好的解决方法,就是你可以建一个属于自己的符号库,这样,别说你经常用的符号,就是文字段落、图片等等都可以直接调出使用,特方便特有个性。”说着,让小石在图文符号库里用鼠标右键建了一个新库,取名叫“我的地带”,然后把其他库里需要的一些符号,统统拉入到这里,然后先点一下符号,再在报告正文中需要符号的地方一点,就这么简单一下,屏幕上果然出现了刚才设定的“℃”。    
    “头,今天又添了一台数码复印机,我们现在的办公是不是可以称为真正的无纸化办公了?”珍妮问。    
    靠近窗前,排放着一溜的传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等办公设备。    
    “我想是可以称为无纸化办公吧。”    
    数码复印机复印后可以直接输进计算机,又大大减轻了我们的劳动强度,头心里也非常高兴。    
    玛丽像唱歌似的说:“头,我们现在是翻身农奴见太阳了!”    
    “玛丽,别忙着晒太阳。”    
    不知什么时候,头又开始严肃起来了。    
    “虽说我们完全实现了无纸化办公,但并不是不要纸了。比方给公司领导安排日程,你不能排好日程,往上司的信箱里一发,按个‘OK’,你就万事大吉了吧?日程排好后,你还是要打印出来,当面去征求上司的意见,听听上司还有什么新的想法和意见,同各部门打交道也是如此。”    
    玛丽不说话了。    
    “对于秘书来说,如果上司对你的体力要求越来越低的话,那么对你的智力要求肯定就会越来越高,这是必然的。”     
    头像个老教授似的,一板一眼地说。    
    “可我们的工作还不是这些工作吗?我们的工作并没有因为多了台计算机或一套软件而增加或减少呀!”玛丽说。    
    “从表面上看是这样的,但办公室硬件的增加,就会要求使用这些硬件的人本身的‘软件’配套。我说的这些智力要求,一方面是要求你有更好的组织协调能力,另一方面要求你有更好的表达能力,包括口头的和书面的。可以说,随着我们办公条件的硬件每一次升级,就要求我们秘书的‘软件’随之升级。因为我们不仅要能利用它们提高我们的工作效率,更要利用它们开拓我们的视野,丰富自己的大脑。”    
    办公室的气氛太沉重了。    
    “头,我也非常赞成无纸化办公。”托尼一本正经地问,“可是,我们将来要是得了感冒什么的,没有纸了,用什么揩鼻涕?软
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