要注意的一些礼仪规则之外，在电子信函方面我们也要对一些具体的礼仪规则多加注意，否则就会引来不必要的麻烦。使用电子信函时，从总体上来讲，有这么几个礼仪问题需要注意：
第一，简明扼要。不论手机短信，还是电子邮件、传真，要么费用昂贵，要么篇幅有限，都不可能长篇大论。而一封非电子信件则可以写得洋洋洒洒，尽情地书写；写情书可以写个八百页；写重要的外交信件、照会或者备忘录，甚至可以写一本书出来。但是，手机短信就只能写那么几行，传真不宜页数过多，电子邮件也是忌讳长篇大论。所以电子信函要求简明扼要，篇幅不宜过长，言简意赅为佳。
第二，严谨准确。电子信函要求简明扼要。写电子信函时，不一定非要滥用文言雅语，但并非可以忽略其严谨与准确。至少你写完它之后要再看一看，以确保其意思表达正确。
曾有一位同志给我发过一条短信，绝对是匪夷所思，其内容是：〃亲爱的，狗在屋子里，钥匙丢了，赶快过来替我救救我们的宝贝。〃署名〃丽丽〃。这个人我根本不认识。偏偏那天手机放在桌子上，我让我老婆帮我看看，因为我眼神不好，手机的屏幕有时一反射，我看着就不舒服。她当时一看就念出来了，并且指着它问我：〃丽丽！这个丽丽是谁？〃我说我向毛主席保证，不认识这个丽丽。她说你一定要说清楚，这个丽丽到底是谁。我也没办法，我说反正手机上有号码，咱们照着号码打过去吧。我老婆就让我打了过去，结果那位小姐还把我训了一顿。她说你找谁呀，我说我找你呀。她问我认识她吗？我说不认识；她训我：不认识干嘛打过来！我说你给我发过来一条短信，让我救你的狗。她一听，马上说不好意思，发错了。原来，她男朋友的手机号码跟我的手机号码只有一个数字不同，是她自己搞错了。
第67节：第八篇 电子信函（2）
由此可见，使用电子信函时，一定要注意严谨和准确的问题。
第三，一事一议。撰写电子信函时，最好是一信一事，一事一议。需要交待的事情，只要交代清楚即可，一定要避免长篇大论。必须明确：电子信函并非散文、诗歌或小说，切勿过度地追求其词藻、润色与修饰。其所述的具体事宜，宜为单一，切忌又多又繁、主次不清。
第四，时效性强。〃非典〃的时候，大家利用电子信函开了不少玩笑，表示我们蔑视疾病的态度，人定胜天的英雄气概。现在，你再拿〃非典〃时期的段子开玩笑，在手机短信上发送它，是不是就没什么意思了？中秋节的时候，你可以发有关中秋节的手机短信息，也可以发祝福中秋节快乐的电子邮件、传真。如果不是中秋节的时候你再把那些东西发出去，中秋节已经过去了，就没什么意思了。在此方面，绝不能以不变应万变。有人给别人发信息时，为了图省事儿，直接转发旧的或人家发过来的，我也这样做过。一开始还觉得省事儿，他给我发一个，我也发一个。有时候偷懒呢，比如人家信息后面的署名我没看见、没删掉，就直接转发出去了。请试想一下，是不是接收者看到它的感觉不会太好？有些人就抱怨过：能不能原创一个啊？
但要注意，还要遵守法律和社会公德，比如，网络信件、传真、手机短信等等，不能传播有损我国社会制度，有损国家形象以及一些格调不高、淫秽低级、以讹传讹、制造谣言、黄色反动的信息。你给我一个邮箱地址，我可以给你发一些关于专业方面的信息，或者学术交流活动方面的邀请函。但决不能给你发黄色信息，那样做有违社会公德。像在非典期间，有些人在互联网上散布谣言，什么要封城了；什么某地有几千名患者了，成批死亡了之类的；造谣惑众，弄得人心惶惶。这是当时在京人员大量外流的一个重要的原因，也导致了我们控制疾病的时间加长。
从总体上来讲，书写电子信函时一定要注意以上这样一些问题。
但从具体上来讲，传真有传真的要求，电子邮件有电子邮件的要求，手机短信有手机短信的要求，此外还有其他一些方面的问题，这些都需要具体问题具体分析。
现在，人们拥有多种多样的传递信息的方式。对其加以使用时，一定要考虑传真、电子邮件以及手机短信等等不同媒体的具体要求。我们下面就事论事，就目前人们所使用最普遍的这几种现代通讯方式来谈一谈它的具体的礼仪要求。
首先，来谈谈传真的礼仪规则。传真，是利用光电效应、传真设备产生的一种文字、图表传递的方式。虽然电子邮件大有后来者居上的态势，但实际上传真在很长时间内还是不会被替代的。我个人就经常使用传真。比如，一份会议通知。如果通过互联网发送，我如何拿给领导看呢？怎样签名、盖章呀？而传真就不同了，它可以使用公文纸，上面有公章，我把它拿去给领导看，就比较正规了。再比如，传递一份合同，一张图表，利用传真就非常迅速，否则你把它拷贝到互联网上去，手机短信发不了，上网也很麻烦。因此，至少在近期传真不会被替代。
第68节：第八篇 电子信函（3）
使用传真时，从礼仪上来讲，需要注意下列三个主要的问题：
第一，要篇幅短小。传真的具体篇幅，一定要短小。因为传真费用相对比较昂贵，尤其是你要对方到公共传真机上去收发传真。比如，从北京发往外地，一张大概要四到六块钱，接收一张也要两三块钱，所以内容太多的话，就不大划算了。有一次，一名外地学生要报考我的研究生。我就让他把个人资料用电子邮件发过来，他说利用网络怕有问题；我说寄过来吧，他说怕丢；我说干脆发传真吧，又快又不会丢。谁知一下传了两百多页，双方都花了不少钱。所以要注意，出于节省双方开支的考虑，传真的具体篇幅一定要短小，不到万不得已大可不必使用传真。
第二，要注意安全。以前，我们曾谈到过手机使用时的信息安全问题。在此问题上，实际上传真机也与之相类似。因为你使用传真所传递的信息，很有可能被别人看到。如果是国家机密、行业秘密、个人隐私的内容，最好不要使用传真机传递。换言之，使用传真机时，一定要确保相关的信息传播出去不会威胁到国家安全，不会有碍自己的经济利益，也不会有损个人的隐私，否则最好三思而行。
第三，要操作规范。使用传真机时，必须要注意操作规范。首先，你留给别人的传真号码应该是能用的。确有一些人留给别人的传真号码是不能用的。我就遇到过这种事。
有一次，一位朋友让我传一份文件。但他给我的第一个号码不能用，说是机子坏了；用第二个号码传，第二个还是不能使用；最后换了个公共传真机才搞定。切切牢记：你留给人家的传真号码要是不能用的话，会很麻烦、很折腾人家的。如果是使用无人值守的自动传真机，你需要提前特别注明或声明一下。
其次，发送传真之前，一定要通知对方一下。比如，认真地提醒对方：我现在要给你发一份传真，请注意接收。否则某些非自动的传真机没开机的话，材料就不能传过去。再者，你收到了我的传真之后，也要给我一个回音，以免我一直惦记它的着落。
我曾经遇到过这种事，你给某人发一份传真过去，他不吭气，不告诉你是否收到，让你干着急。我这人做事儿比较认真，总怕误人家的事，五点钟给他发了，六点钟没回音，八点钟没回音，第二天早上八点还没回音，打个电话问一下吧：〃老王，那个传真收到了吗？〃答复是早收到了。我问那为什么不跟我说呢？没想到人家却说：〃无所谓了，反正丢不了。〃
这样做，真的不大合适。这是不尊重别人的表现。你需要经常设身处地地考虑别人的感受。
再次，还要注意，收到对方传真之后，需要进行及时地处理。
第69节：第八篇 电子信函（4）
但凡传真过来的文件，一般都是比较重要的内容。因此不要将它在一旁搁置。该报的报给上级；该传达的传达给下级；该处理的要及时处理。报、传、处三个具体环节都需要规范化操作。
最后，传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题，传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑，要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。
比如，我在外地开会或者参加学术活动，经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达，所以应我的要求，在其发稿之前，往往把校样先传给我一份，征求一下我的意见，这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚，而照片却一塌糊涂。有一次，我到外地去参加一个活动，记者采访我，后来出的报纸我也看见了，上面刊有我近年来照的最好的一张照片，我这人不大上相，难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候，它却是一块黑，我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时，你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外，还有一点，就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理，要制做副本，要拷贝，否则就会耽误事儿。
下面，我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。
第一，不要滥用。有一点很重要，即不要滥用电子邮件。换句话来讲，就是要有事才用、有急必用；不急、无事，则不要用。我们注意到，现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想，发表高论；宣泄情感，寻找至交；以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利，我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论，它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此，就要在对其使用时认真兼顾以下两点：
其一，有感而发，有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时，你要有来有往，回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时，要坚持有事才去发，没事的时候就算了。
有一天，一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈，问我能否和他通话。我很认真，看完邮件之后，就跟他通话了。我说你有什么事儿啊，他说想问候一下我，我说了声谢谢，通话就完了。过了两天他又发邮件过来，说还想跟我说一件事儿，我还是很认真地对待，我又拿起电话，问他有什么事儿，他说还是想再问候一下，其实也没有什么大不了的事情。
第70节：第八篇 电子信函（5）
他给人的感觉好像是太寂寞了，结果把我变成了他的陪聊的对象了。
其二，不要让你的邮件成为垃圾邮件。我们每天把电子邮箱打开时，往往会发现大量的邮件充斥其中，有时候甚至会〃爆箱〃。该来的没发过来，不该来的却满邮箱都是。这主要是因为某些不自觉者滥发邮件所致，所以不要乱用它，不要把没有任何实际内容的电子邮件乱发给别人，尤其