成功有约-高效会计手册- 第5节

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　三、会议时间及地点的确定　



　　　　　□选择时间　

　　　　　主席在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，这样能使自　

己准备充分以及方便自己的作息时间。这种作法并不表示主席是一位以自我　

为中心的人，因为主席既然是会议成败的关键性人物，在选择会议时间时，　

自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次，主　

席也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与　

会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。　

　　　　　会议时间必须包括起止时间。经验显示，绝大多数的会议都只列明开始　

的时间，而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷：第一、与会者无　

法对会后的工作预作规划。第二、会议的效率势必降低，因为既然没有终止　

的时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束，这　

不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸，以便填满可供完成工作的时间。　

为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须列明结束时间，而且都必须按照　

这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切　

地把握结束时间，但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。　

　　　　　为了避免会议过分冗长，有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活　

动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。　

　　　　　至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均　

同意，以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最　

长大概不超过一个半小时。（这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间，　

都在一个半小时左右。）但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的　

主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能　

长到两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。但须注　

意的是：一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之　

用。　

　　　　　最后，我们还想提醒你：例如主席不坚守原定时间主持会议。则宁可另　

择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原　

则。　

　　　　　□选择地点　

　　　　　许多人在从事会议规划时，都以“方便”——主席的方便以及与会者的　

方便，作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为“方便”只是选择　

开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件。　

　　　　　　（1）场地必须有空档且可供使用。　

　　　　　　（2）场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与　

会者若能拥有1。5m2的空间，才算理想。　

　　　　　　（3）必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅　

愈应让与会者感到舒服。不过，却不应该让与会者舒服到无心开会的地步。　

　　　　　　（4）必须拥有充足的照明及通风设备。　

　　　　　　（5）必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。　

　　　　　　（6）必须令主席及与会者大致方便。　

　　　　　　（7）成本必须低廉。　

　　　　　以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，　


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但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及让与会　

者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地　

点太接近办公室，所以在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者　

也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了让与会者专心开会，　

主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但使　

与会者感到不便，而且也使会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选　

择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与　

会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择　

远离与会者办公室的地方召开。　

　　　　　在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途　

最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常　

去的地方重要。　

　　　　　越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报　

告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，　

它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。　

　　　　　没有一个时间或一个地点对所有的会议都是最佳的，但是对每一个集会　

来说，都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间，应在　

安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便；在　

这种情况下，或者是他们的正常工作，或者是会议本身会遭到损失。每日的　

不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响：下班以后开会容易身心疲　

倦、与个人计划冲突，而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。　

　　　　　还要记住，拖长开会时间导致效果递减，那些以鼓励创造性思维为目的　

的会议尤为如此。　

　　　　　一般说来，少开会比多开会好，但是“开足够的会”的含义，取决于实　

用目的。当会议目的是协调或检查时，定期安排比随时召开好：在重要项目　

的最后阶段，则每天开会可能是恰当的。　

　　　　　□及早提前预定　

　　　　　在计划开始时就预定地点——如有必要，可以是暂时性的，这样做有百　

利而无一弊。最好的开会地点要及早预定。最受欢迎的开会地点时常要提前　

五年预定。围绕可供使用的场地和设施设计方案，比物色完全适合于既定方　

案的设施要容易。　

　　　　　初步的寻找场地可以通过邮件进行，条件是你能提供你的要求细节的概　

要和拟议的各个日期。招标应包括下列各项：　

　　　　　·活动的一般安排（附上以前类似活动的方案有助于场地管理部门参　

考）。　

　　　　　开会场地的要求——分别对圆桌讨论小组、群众大会、陈列区、宴会等　

提出要求；说明每项占用的具体时间，以及参加的人数等。　

　　　　　·简述拟议的社交活动。　

　　　　　·说明是否需要特殊场地、设备、伙食或人员条件。　

　　　　　·套房、单人房间、双人房间各需若干，并说明与会者住宿的天数。　

　　　　　你在和场地管理部门初步函商时，最好限于要求下列各项：可供多大场　

地、价格表及平面图。在预定大会地点时，大多数财务细节是可以磋商的。　

最终预定场地应以亲自视察建筑物为准，平面图可能靠不住，亲自视察实际　

结构装置。　


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　　　　　□彻底视察开会场地　

　　　　　大会管理人和会议物质安排的负责人应视察拟议中的会议场地。适当的　

核对细目应包括下列各项：　

　　　　　·检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样；要　

检查每个房间的物质条件，以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、　

妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间　

是否能容纳会议要求的座位数字，就坚持试摆以核对容量。　

　　　　　·随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。特别要警　

惕所谓“二等”设备，因为有些旅馆把客人分为社会的和参加会议的。检查　

家具、床铺的质量以及全面清洁情况。　

　　　　　·检查登记，会议管理以及其它后勤所在地。要便于进来的客人寻找，　

便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处。　

　　　　　·检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下，　

检查每一个餐厅的一般伙食。注意服务质量和员工态度。　

　　　　　·假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况。参加者　

来往于各会议室是否会发生困难、造成延迟以及使会议停顿。　

　　　　　·检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用。　

　　　　　·确定来往于会场及社区之间有无交通及停车便利。　

　　　　　□签订书面合同　

　　　　　会议和大会已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。他们渴望获　

得你的业务，渴望使你满意。大型会议几乎每一个方面都可以谈判：房租、　

宴会费用、会议场地、宣传邮件以及其它大量细节，都可以讨价还价。　

　　　　　一旦谈妥一切细节，极为重要的是把口头协议变成书面形式，分别详列　

每项具体安排。你的最终合同或协议应包括如下的细节：　

　　　　　·确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座　

位安排、视听器材以及其它设备的图表都应草签并附于协议书。　

　　　　　·确定保证的客房间数、房费表以及——如果是美国式——包括的伙食　

及服务。如有可能，应列入开会团体大多数人的到达和离去日期、房租起算　

和退租日期以及不受约束的客房退房日期。　

　　　　　·确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特别装饰，　

欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员伙食，电影放　

映员及其他额外人员）。　

　　　　　·确定小费安排，包括用餐、整理房间的女工、共同使用的侍者及其他　

人员的拟议小费费率或者在房间全部帐单上增加一定的百分比作为服务小　

费。　

　　　　　·确定任何特殊安装或改装，增加特别人员、服务或设施，并明确开支　

怎样负担。　

　　　　　·确定预定和开票手续，包括你的单位为宾客承担财务责任的限度。　

　　　　　·建立个人信贷，并列明应向参加者个人直接收取的费用。　

　　　　　·指定可以取消预定而不向你单位收费的一段时间或最后期限。　

　　　　　将协议细节——不管多么细微——写成书面合同的重要性，无论怎样强　

调也不为过分。随着会期临近，应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅　

馆装修或其它变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络会有好处。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　四、会议议程的拟定　



　　　　　顾名思义，议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目　

标的各种议案之外，还包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。　

　　　　　主席在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：　

　　　　　　（1）按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这就是说越紧要的事项　

越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项