经商不求人- 第38节

　　　　　7　月1　日正午，他们在纽约普拉扎饭店驰名的大舞厅内举行记者招待会。　

但有别于传统样式，招待会设计得更像一台服饰展览。其间，职业模特佩戴　

五光十色的手套，进行展示。这些手套质地、款式、色彩应有尽有，不论贵　

贱，都由防水皮革精心制作而成。　

　　　　　除了手套和模特，招待会上最显眼的要算长桌上置放的一排水晶容器—　

—盛满了润滑脂、鸡油、巧克力冰淇淋、咖啡、葡萄汁等各种物品。一等展　

示结束，每位模特都将手套放进不同容器蘸过，而后再将手套丢弃到大厅正　

前方摆放的两台洗衣机内。于是，观众戏剧性地了解了手套洗涤后的结果。　

如果全美有影响的时装杂志编辑被邀请到会，那么这台与众不同的手套展览　

一定会成为报纸上一条重要新闻。伴随着服装杂志的嘉许，手套厂商的投标　

计划将会从四面八方源源不断涌向制革协会……　

　　　　　对安德鲁斯的主意，索贝尔汉姆的反应只有一句话：　“棒极　

　　　　　安德鲁斯再次返回工作间，他意识到得通过一封推销信将时装杂志编辑　

吸引到展览会上。他知道时装杂志的主编们每天都收到一二十封邀请他们参　

加各种活动的信件。有时，一封信意味着参加或不参加两种不同的结果。为　

此，安德鲁斯费尽心机，拟定了简洁、动人、富有吸引力的邀请信，换而言　

之，一封绝妙的信。　

　　　　　如果不靠这封信，编辑们就不会出席展览，那么埃迪·安德鲁斯的公关　

公司如今就会减少一位顾客了。　

　　　　　半个月后，索贝尔汉姆已经在抱怨一刻不息的求购电话了！　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　12。怎样做好接待工作　



　　　　　一个组织由于各种关系而来访的人涉及面很广，如采访的记者、协作单　

位、股东、上级主管部门、投诉的顾客、社区团体、索取赞助者、参观团体、　

远道而来的外宾等等。来访者可能是单个的人，也可能三五成群成为一个团　

体。这是一种送上门来的公共关系。公关部能否给予他们热情、礼貌和周到　

的接待，做好迎来送往的工作，影响着他们对组织机构的第一印象。　

　　　　　　（1）办公室接待　

　　　　　公关部经常需要在办公室接待各种来访者，倾听他们的投诉，回答他们　

的咨询，解决他们的问题，或商量、讨论某些事宜。　

　　　　　①对于来访者，无论是何人，首先应以微笑礼貌地表示欢迎，热情招呼　

来访者坐下，给来访者端上一杯热茶。然后委婉而迅速地了解清楚来访者的　

身份、来访目的和具体要求，以便决定接待的规格、程序和方式。　

　　　　　②对于特别重要的来访者，应由公关部经理亲自出面接待，并立即传报　

上级主管乃至最高负责人。一方面，应该按照客人的身份安排对等的接待者；　

但另一方面，通常公关部经理也可以被授权代表组织，甚至代表最高负责人　

出面接待，可适用于各级别或不同层次的客人。　

　　　　　③对于专业性较强的访问，公关部应立即与有关的专业技术部门联系，　

积极引荐有关方面的权威人士，并协助做好一切安排。　

　　　　　④对于新闻记者或意见领袖，应特别谨慎和热情、周到。首先采取合作　

的态度，了解清楚对方的意图，但不轻易表示赞成或反对的态度；必要的话，　

在回答有关敏感问题之前，应向最高层或有关部门请示；在实事求是提供情　

况的前提下，尽可能树立组织的正面形象和信心。其次，注意为他们提供各　

种便利条件，真心实意地协助他们工作。　

　　　　　⑤对于一般的顾客，应耐心地倾听他们的投诉，热情地回答他们的咨询，　

尽可能解决他们的实际问题，让他们带着满意的心情离去。　



　　　　　⑥对于社区代表或赞助团体，在认真考虑他们的要求后，应根据企业的　

赞助条例或有关规定，结合企业利益分别对待，无论是接受、商榷或拒绝，　

都应以诚相待而不失礼节。　

　　　　　总之，有针对性地做好接待工作，为组织多交朋友，消除敌意，是一项　

既琐碎又重要的日常工作。　

　　　　　此外，公关部门应具备较好的接待条件，如相对独立、安静、舒适的接　

待环境，基本的服务设备和用具，供来访者了解情况用的各种宣传性画册、　

刊物和资料，送给来访者作留念的小纪念品等。这本身就表达了对客人的敬　

意。　

　　　　　　（2）群体接待　

　　　　　一般指参观团体。对于有组织的来访者，也应有组织地进行接待。这是　

一个融合了交际、宣传、特别节目等形式的综合性活动，除了与　“散客接待”　

有不少共同要求之外，还有一些特殊的要求：　

　　　　　①注意接待的总体对等。接待前要尽可能详细地了解参观团体的人员构　

成，包括职衔、专业结构，乃至年龄、性别、经历等情况，以安排既少而精、　

又大体对等的人员进行接待。这样，既符合礼节，又使接待过程有共同语言　

可以交流，避免出现冷的冷、热的热的尴尬局面。　


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　　　　　②注意时间的紧凑衔接。群体接待工作量会有成倍的增加，倘若是一些　

大型参观团、访问团，接待工作十分复杂，尤其是时间安排上总有一个定量，　

不可能因为这里那里的耽搁，随意地延长总的时间，把一天的安排变成两天，　

因而安排要算好提前量和必要的机动时间。　

　　　　　③注意接待的后勤服务。群体接待由于人员的增加，许多单个接待并不　

突出的问题，若不注意也会造成很大的被动。如接待场所、会议室，单个接　

待比较随意，而群体接待就一定要恰到好处，有的单位甚至暂时没有合适的　

场所，也得想办法或事先控制人数，或分批接待；又如代订车船票，单个来　

客并不成为问题，一旦人数很多，一下子买不到这么多票，也须早作打算。　

总之，后勤服务工作要格外重视，以免挂一漏万。　

　　　　　④注意群体中个别人员的特殊要求。接待群体对象，由于人数众多，各　

人情况不一，有经验的公关人员除了了解总体一般情况以外，往往也十分注　

意群体中个别人员的特殊要求。这项工作做得好，可以给对方全体人员都留　

下深刻的印象；反之，一人向隅，举座不欢，也会影响全团队的情绪。　

　　　　　　（3）车站、机场、码头迎送　

　　　　　公关接待工作的　“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节　

上。迎送工作的有关事项如下：　

　　　　　①认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征　（如事先　

有照片的话），弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，　

以及其他背景材料。　

　　　　　②确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规　

格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根　

据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、　

助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。　

　　　　　③做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或　

车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对　

所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上　“欢迎×××先生（小　

姐、女士）”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。　

　　　　　④严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，　

不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机　

手续，可由公关部派员提前前往代办。　

　　　　　⑤迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常　

先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般　

较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的　

风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建　

议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动　

帮助客人提行李。　

　　　　　⑥妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。　

如，向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅　

用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要　（如回程机、　

车、船票）；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更　

衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　13。怎样安排会见与会谈　



　　　　　为了融洽双边关系，增强双向沟通和相互了解、相互合作，公共关系部　

门常常需要为主、客双方组织和安排会见和会谈活动。这是较为正式的社交　

活动。　



　　　　　　（1）会见　

　　　　　会见，国际上一般有接见和拜会之分。凡身份高的人士会见身份低的人，　

或者主人会见客人，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，　

或者客人会见主人，一般称为拜会或拜见。我国一般统称为会见。接见和拜　

会后的回访称回拜。　

　　　　　会见就其内容来说，有礼节性的、事务性的、政治性的，或兼而有之。　

礼节性会见时间较短，话题较为广泛、轻松，属于一种较正式的见面形式。　

事务性会见则涉及双方关系的交涉、业务商谈等。　

　　　　　会见可以安排在办公室或会客室。在会客室会见的座位安排：客人坐在　

主人的右边，如需要译员和记录员则安排坐在主人和主宾的后面。其他客人　

按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后　

排加座。　

　　　　　　（2）会谈　

　　　　　会谈，指双方或多方就某些正式或重大的政治、经济、文化以及其他共　

同关心的问题交换意见，或洽谈公务，业务谈判等。会谈的内容一般较为正　

式，政治或业务的专题性较强。考虑到会谈　（特别是谈判）的气氛比较正规、　

郑重，对等性强，因此，座席的安排更讲究双方或各方的平衡，通常用长方　

形、正方形、椭圆形桌子。最常见的是长方形桌，宾主相对而坐。以正门为　

准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。译员安排在主谈人右侧　

或后面。其他人按礼宾顺序左右排列。如会谈长桌一端向正门，则以人门的　

方向为准，右为客方，左为主方。　

　　　　　　（3）会见和会谈的注意事项　

　　　　　①提出会见的目的和要求。拜会者根据双方关系、本人身份及业务性质，　

提出要求会见主方某人士，约定会见时间、地点、参加人员。接见一方应尽　

早回复。如因故不能接见，应婉言解释。