永久，即是指会计档案须永久保存；定期，是指会计档案的保存应达到法定的时间，会计档案的定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五种。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起。《会计档案管理办法》规定的具体保管期限见表2－1、表2－2。
表2－1 企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记总账
5明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片
同定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交消册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
表2－2 财政总预算行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
保管期限
序序号
．档案名称
财政
总预算
行政单位事业单位
税收会计
备注
一
会计凭证类
1
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证
10年
10年
2
各收入机关编送的报表
10年
3
行政单位和事业单位的各种会计凭证
15年
包括原始凭证记账凭证和传票汇总表
4
各种完税凭证和缴缴库退库凭证
15年
缴款书存根联在销号后保管2年
5
财政总预算拨款凭证及其他会计凭证。
15年
包括拨款凭证和其他会计凭证
6
农牧业税结算凭证
15年
二
会计账簿类
7
日记账
15年
8
总账
15年
15年
15年
9
税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账
25年
续表
保管期限
序号
档案名称
财政总预算
行政单位事业单位
税收会计
备注
1O
明细分类、分户账或登记簿
15年
15年
15年
11
现金出纳账、银行存款账
25年
25年
12
行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）
行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年
三
财务报告类
13
财政总决算
永久
14
行政单位和事业单位决算
10年
永久
15
税收年报（决算）
10年
永久
16
国家金库年报（决算）
10年
17
基本建设拨、贷款年报（决算）
10年
18
财政总预算会计旬报
3年
所属单位报送的保管2年
19
财政总预算会计月、季度报表
5年
所属单位报送的保管2年
20
行政单位和事业单位会计月、季度报表
5年
所属单位报送的保管2年
21
税收会计报表（包括票证报表）
10年
电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年
四
其他类
22
会计移交清册
15年
15年
15年
23
会计档案保管清册
永久
永久
永久
24
会计档案销毁清册
永久
永久
永久
注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。
（四）会计档案的销毁
根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁的，除特殊规定外，可以按照规定程序予以销毁。销毁的基本程序和要求是：
1．编制会计档案销毁清册。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括的内容是：会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。
2．专人负责监销。销毁会计档案时，应当由单位的档案部门和会计部门共同派员监销；国家机关销毁会计档案时，还应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
3．不得销毁的会计档案。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外，正处在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。
【例2－6】2006年10月10日，甲公司收到一张应由甲公司与乙公司共同负担费用支出的原始凭证，甲公司会计人员张某以该原始凭证及应承担的费用进行账务处理，并保存该原始凭证；同时应乙公司要求将该原始凭证的复制件提供给乙公司用于账务处理。年终，甲公司拟销毁一批保管期满的会计档案，其中有一张未结清债权债务的原始凭证，会计人员李某认为只要保管期满的会计档案就可以销毁。分析甲公司会计人员张某的做法和李某的观点是否正确，并解释原因。
【解析】（1）会计人员张某的做法不正确。根据《会计基础工作规范》的规定，一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位，而不是给复制件。
（2）会计人员李某的观点不正确。根据《会计档案管理办法》的规定，保管期满但未结请的债权债务原始凭证，不得销毁。
第三节 会计监督
会计监督是会计的基本职能之一，是对经济活动的本身进行检查监督，借以控制经济活动，使经济活动能够根据一定的方向、目标、计划，遵循一定的原则正常进行。会计监督是我国经济监督体系的重要组成部分。会计监督可分为单位内部监督、国家监督和社会监督，三者缺一不可，共同构成了我国的会计监督体系。《会计法》、《财政部门实施会计监督办法》、《会计基础工作规范》和财政部于2001年6月22日印发的《内部会计控制规范（试行）》等法律、法规、规章、制度对单位内部会计监督以及会计工作国家监督和社会监督都作出了相应的规定。①
一、单位内部会计监督
单位内部会计监督制度，是指为了保护单位资产的安全、完整，保证单位的经营活动符合国家法律、法规和内部有关管理制度的规定．提高经营管理水平和效率，而在单位内部采取的一系列相互制约、相互监督的制度与方法。单位内部会计监督制度是内部控制制度的重要组成部分。建立健全单位内部会计监督制度，是贯彻执行会计法律、法规、规章制度，保证会计工作有序进行，完善会计监督体系的重要措施。
（一）单位内部会计监督的主体和对象
根据《会计法》、《会计基础工作规范》和《内部会计控制规范（试行）》的规定，各单位的会计机构、会计人员对本单位的经济活动进行会计监督。内部会计监督的主体是各单位的会计机构、会计人员；内部会计监督的对象是单位的经济活动。
尽管单位内部会计监督的主体是各单位的会计机构、会计人员，但内部会计监督不仅仅是会计机构、会计人员的事情，单位负责人应当积极支持、保障会计机构、会计人员行使好会计监督职权。根据规定，单位负责人负责单位内部会计监督制度的组织实施，对本单位内部会计监督制度的建立及有效实施承担最终责任。
（二）单位内部控制制度
内部控制，是指单位为了保护资产的安全、完整，提高会计信息质量，确保有关法律、法规和规章制度及单位经营管理方针、政策的贯彻执行，避免或降低风险，提高经营管理效率和效果，实现单位经营管理目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。单位内部控制的方法主要有：
1．不相容职务相互分离控制。所谓不相容职务，是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。对于不相容的职务，如果不实行相互分离的措施，就容易发生舞弊等行为。如物资采购业务，批准进行采购与直接办理采购即属于不相容的职务，如果这两个职务由一个人担当，即出现该员工既有权决定采购什么、采购多少，又可以决定采购价格、采购时间等，没有其他岗位或人员的监督、制约，就容易发生舞弊行为。不相容职务相互分离的核心是“内部牵制”，因此，单位在设计、建立内部控制制度时，首先应确定哪些岗位和职务是不相容的，其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。
2．授权批准控制。授权批准，是指单位在办理各项经济业务时，必须经过规定程序的授权批准。授权批准形式通常有一般授权和特别授权之分。一般授权，是对办理常规性经济业务的权利、条件和有关责任者作出的规定，这些规定在管理部门中采用文件的形式或在经济业务中规定一般性交易事项办理的条件、范围和对该项交易的责任关系。在日常业务处理中，可以按照规定的权限范围（包括制定产品销售价格的权力、购买固定资产的权力以及招聘员工的权力等）和有关职责自行办理。特别授权，是指授权处理非常规性交易事件（比如重大的筹资行为、投资决策、资本支出和股票发行等）的有关规定。特别授权也可以用于超过一般授权限制的常规交易。单位在设计、建立内部控制制度时，必须明确一般授权和特别授权的责任和权限，以及每笔经济业务的授权批准程序，并要按照规定的权限和程序执行。
3．会计系统控制。会计作为一个信息控制系统，对内能够向管理层提供经营管理的诸多信息，对外可以向投资者、债权人等提供用于投资等决策的信息。会计系统控制，主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等而进行的控制。其内容主要包括：（1）建立会计工作的岗位责任制，对会计人员进行科学合理的分工，使之相互监督和制约；（2）按规定取得和填制原始凭证；（3）设计合理的凭证格式；（4）对凭证进行连续编号；（5）规定合理的凭证传递程序；（6）明确凭证的装订和保管手续责任；（7）合理设置账户，登记会计账簿，进行复式记账；（8）按照《会计法》和国家统一的会