1视听器材往往有利于沟通
假如你在一个会议上讲话而又未能使人理解，就考虑视听器材吧。一个简单的图表能改变局面。
在拿破伦垮台后的岁月里，许多法国人不相信他的失败，他们认为如果真相大白，一定是拿破伦被骗投降和流放。他们拒绝承认拿破伦在多年光辉胜利之后会犯错误。一位叫查尔士·约瑟夫·迈纳德的法国工程师知道拿破伦曾犯严重错误，并试图揭穿关于这位大帝完美无缺的神话。
没有人相信他的话，因此他创作了一个视觉形象。这个形象由一张地图和一条能够活动穿过各个不同国家的黑色谱带组成。往右转动时，谱带宽度表示在每个地理位置上的部队人数。九月，拿破伦进入洗劫一空的莫斯科时，他的军队有10万人——用宽的谱带表示。当他撤退时，黑色谱带向西路动（与地图下面的日期和温度相连接）。移至波兰时黑色谱带狭得可怜，表示蹒跚撤退的帝国军队只剩下1万人生还。拿破伦战术上的错误——导致军队的一步步惨败——被生动地表现出来了。这个视觉形象被认为是从来没有过的最佳统计图表。这对管理人员和企业主管的教训是明显的。当沟通既有困难而又重要时，加一点额外的东西——图解、照片或任何一种视听器材来帮助说明、分析、解释或视听答辩。
在会议上，要用言语以外的东西使人理解，包括事实和数字的文件会有所帮助，但也会分散注意力，因为每个人都单独阅读文件，翻动的图表、幻灯片、录象带和其它视听器材可以把所有目光和听力在同一时间内都集中到共同思考的问题上。而且，视听形象能使人们产生更深刻、更持久的印象。研究表明，感官摄入越多，就越能理解、记忆和重视所传达的要点。写在黑板上的事实，比仅仅高声说的事实给人的印象深刻。用线型、柱型和圆型图表象征性地说明的事实，比幻灯片显示的数字或文字更能牢固地印在人们的记忆中。彩色的形象比黑白的形象能博得人们更大的注意。图书、照片和电影能够传达文字或图表所不能传达的真实印象。
你刺激其他人感官的方式越多——阅读，听说话，观察象征性的典型，观看情景，倾听声音等——你产生的影响就越大。作为会议取得成就的一种方式，仅仅讲话往往是不够的。
2大量可供选择的视听器材
范围不断扩大的从低技术到高技术的视听媒体能使你扩大影响和实现目标。
（1）黑板。
（2）翻动的图表。
（3）幻灯片和电影胶片。
（4）投影机。
（5）录像带和电影。
（6）电子黑板。
（7）电脑传送的电视演出。
（8）其它。
个人电脑越来越多地使用于生产幻灯片及其它电视影像，包括电脑动画。有电视影像的影像带，还有移动式装置，使你能携带到顾客所在地作任何视听表演。
除专业供应来源外，你也可以自行创作你想要的视听项目。
3“最好的”视听器材是哪些？
（1）使媒体与团体的大小相配。给予听众和观众的印象要适中，对于在经理办公室的一对一的会晤而言，标准大小的翻动图表可能过甚；而在旅馆的舞厅里，给一个大团体在十九英寸的电脑屏幕上放影像，又可能不足。除了传送正确的图像外，你想要确保视听器材产生感性反应的作用。是否每一个人以至那些视力与听力很弱的主管人都能看清和听到？
对二至五人的小组，八又二分之一英寸的宣传性小册子或小型的翻动图表很适用。录音带和电影搭配的放映装置也很适用。移动的或标准的程度控制器是很好的直观器材，适用于人数极少的小组。每个人都能看清屏幕。你可以放入临时信息以显示各种不同的业务情况。
对5～15人的团体，如要介绍新战略或重要成果，大型翻动图表或硬纸板上的图表就很好。高架放映机放映的图像适用于中型的团体。放映屏幕上显示的幻灯片、电脑胶片和电影也如此。如果电视够大，录象带就很合用。要坐在会议室后排检查一下。你能看清包括标题和数字的所有细节吗？
如果你绘制图表，要用电子黑板而不用黑板或纸架，这种装置使你能复制和分发。
对100人以上的团体，高架幻灯片，电影胶片和电影能博得人们的注意。屏幕必须大得足以使每个人都能看清楚。还必须有麦克风及良好的扩音系统。在大型团体里，如果你想要回馈和交流，可选用能使灯亮着的媒体，如高架幻灯片。
熄灯的媒体如电影，对于打动消极的观众最起作用。对于极大的集体如商业展览集会或大会，专业开发的多媒体展示产生的影响很大。
宣传小册子如果使用得当，就适用于人数可多可少的集体。不要把所有小册子一下子散发出去，因为人们可能只顾翻阅不注意你的内容。一次分发一种，以使人们配合你讲的内容一起阅读或者给每页涂色作标记，装在一个对套里，以使人们可以按照你的指点去查阅。
（2）选择适合开会场所的媒体。在某一环境合用的视听器材，在另一环境可能不很合用，甚至根本不合用。
在你自己的会议室或大办公室里，什么都行。
对于在顾客所在地的会议，要选用“能运输的”视听器材，而且要不依赖于绝对安静或有可以用作投影荧幕的墙壁等条件。翻动的图表是万无一失的。备有内装荧幕的电影装置和具有大而清晰的监视荧幕的移动式电脑要好些。如果你想放映电影或使用高架幻灯片，就须自带荧幕。
在旅馆和大会堂开会，如选用标准的媒体，就可省去自带设备的麻烦。大多数单位都有诸如图表架，高架放映机和黑板等设备。如果你想用一些特殊的东西来激起听众的赞扬，如多媒体的展出及用你自己的电脑放映图像等，就要有备用器材和装配及调试的充分时间。听众最厌烦的莫过于由糊里糊涂的放映者操纵着使用不当的设备。
（3）选择适合会议目标的媒体。有些会议要求变动，有些会议则只要求注意，还有些会议要求回馈。你选定的视听器材可能有所帮助，也可能有所妨碍。
如果你想要说明或加深印象，最好选择高度声像化的媒体，如电影、幻灯片、电影胶片或录放像机。
如果你想要说服或宣传，就选用能使你把控制转换为变动的媒体。要用电影胶片或翻动图表来保持对思路的控制。然后当你准备好输入时，就转换为自由式的媒体，诸如空白的画板纸，或写在硬纸板上的问题等。
如果你想要培养或训练，就用“被动”的媒体诸如电影和录像带慢慢来。研究表明知识技能是和亲身参与成比例的。如果你想要解决问题或设计程式，变动是必不可少的。因此，除备用的直观图像外，要用黑板，空白图表纸和每人一份的笔记本。电子黑板和带有放映装置的电脑对工作会议也是很好的选择。
会务物品
为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大部分供应品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你的工作人员到达之前接收和储存运送的物品。每个纸箱上均应清楚地标明“某年某月某日为某某公司的大会掌管”。一般运往企业外面的会址的物品为：
（1）有公司名衔的普通信纸、白信纸和信封，以及其它特别印制的物品。
（2）标准的打字纸。
（3）有横格的便条纸。
（4）标准的和特大的纸夹。
（5）便笺簿（数量应足以供应所有登记者）。
（6）削尖的铅笔（数量应足以供应所有登记者）。
（7）开支帐目表、订购单和旅行申请的格式。
（8）公司电话簿。
（9）公司管理部门的花名册及地址。（10）公司内部便笺和信封。
（11）硬纸夹。
（12）剪刀。
（13）钉书器及钉书钉。
（14）尺。
（15）工具箱，内有榔头、老虎钳、铁钉、平头钉以及其它小工具。
（16）绳线。
（17）铁丝。
（18）延长电线。
（19）透明胶带。
（20）空白登记表格及有关材料。
（21）会议证章和证章套。
（22）粉笔。
（23）奇异笔。
（24）黑板架上用的大张空白报纸本。
在开会场所可能难于觅到的设备，如：
（1）有特大号铅字的打字机。
（2）幻灯机。
（3）电影放映机。
（4）复印机。
（5）口述记录机。
（6）摄影机。（7）有配音的电影胶片放映机。
（8）特制实物大模型、陈列品、模型、旗帜、牌示旗子或装饰品。
（9）录放像机。
（10）个人电脑。
第四章 哈佛经理会议问题分析
最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措，便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法。
一般而言，最容易令会场丧失控制的问题有以下八种：
（1）与会者的发言离题。
（2）与会者间交头接耳。
（3）与会者分心。
（4）与会者之间发生争论。
（5）少数人垄断会议。
（6）与会者显露不安并急于离席。
（7）与会者拒绝参与。
（8）主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
与会者发难
1原因
对会议目标或讨论主题不清楚。
（2）过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
2预防澄清会议的目标与讨论的主题。
3补救
（1）主席应具高度的敏感性，以分辨离题的发言。
（2）主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”
（3）主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
（4）主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
与会者分心
1原因
（1）对会议目标及讨论主题不清楚。
（2）感到沉闷无聊。
（3）会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。
（4）外界环境干扰。
（5）对会议内容缺乏兴趣。
2预防
（1）澄清会议的目标与讨论的主题�
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