作为建立关键的招聘标准的依据。
候选人一旦被录用后，确保他们对于未来的工作内容有个清楚的认识。
在评估流程中作为一种参考工具。
当你聘用了候选人后，可以作为一种业绩基准。
你完全可以把一份表述清晰的职务说明书看成是职务的“快照”。职务说明书应该尽可能具体、简洁地描述出该职务所需要承担的责任和任务，并且明确指出该职务所需的关键任职资格要求——基本要求（特定的资格证书和专业技能）——以及，可能的话，能够产生卓越的绩效的某些专长。
以下快速浏览一份表述清晰的职务说明书所包含的项目：
职位的名称
部门（如果有的话）
直属主管（向哪位经理直接汇报）
职责
应具备的专业技能
所需要的工作经验
职务说明书模板
不管你想要对何种职务进行描述，以下的职务说明书是个很好的模型。请你注意以下方面：
要区别总体职责和某些职责的具体要求的不同之处
对于经验的要求要和对技能、专长的要求有所不同
所使用的语言要易于理解
职位名称
信件收发室高级职员
部门
企业运营部
直属经理
建筑服务主管
总体职责
管理信件收发室的员工，负责信件和货物的全面管理
关键职责要求
管理信件、货物的收发流程
定期进行信件的检索和分发
管理所有的影印机、传真机和邮资机
货物的整理、入库和分发
保管现场物资、库存物资，记录各项使用和出库情况
编写COS部门所有的政策和制度形成文件，以及推行改进的制度
如果有必要，监督管理企业运货车的使用情况
确保水和纸张的不间断供应
技能和专长
具备高度的客户服务思想
具备组织能力
能够提起25磅重的物品
工作经验要求
在企业信件收发室担任管理工作
驾驶记录良好
本书CD光盘中有空白的职务说明书表格和职务说明书模板。
下面介绍6条原则，帮助你认清在一份职务说明书的制定过程中的重要——但常常被忽视的——步骤。
一切向前看
如今人们的“职务”中所涉及的任务和职责和10年前大相径庭。实际上，在当今大多数企业里，人们的工作任务和职责结合了许多其他的任务和职责。因此，目前所使用的许多职务说明都已过时了。如今的工作范围比以往有很大的拓宽，人们所承担的职责大大增加，因此职务说明中应该将这部分增加的专业技能涵盖进来。
这对于你来说有什么意义呢？当你在制定职务说明时，不能只看以前的工作历史。相反，要根据企业目前的需求和长期发展目标，关注目前实际的职务内容和将来可能发生的变化，制定适合的职务说明书。
正确区分工作任务需要和任职资格
一项任务就是人们具体做的事：记录顾客打电话预订的菜单、送Pizza、保持计算机网络在线并运行正常等。任职资格就是指人们的专业技能、专长或人们从事某种工作的任职条件，例如持有驾驶证、性格乐观或熟悉电脑网络等。
要尽量避免犯二者之间概念混淆的通病。要求自己在考虑人们完成工作任务和承担职责所需的特定专长之前，先明确地界定工作任务和职责各是什么。
设定优先顺序
一份写得好的职务说明书不单单包括工作所需的任务和职责的明细，更要能反映出事情的优先顺序。换句话说，好的职务说明书要能够在核心任职能力的基础上，区分出什么样的任务和职责是重要的，什么是次要的。
别陷入困局
资格证书包括学位证书和执照等，代表候选人通过某种考试或完成某类学业的证明，是候选人取得的官方认可。对于某些工作而言，资格证书是必须具备的。（例如，送Pizza的人需要有驾驶执照；你聘用的外科医生需要获得医疗委员会的许可执照。）有时候，当你遇到应征者人数过多、实在忙不过来的情况下，可以把资格证书当作门槛先筛掉一部分人。（例如，你只考虑拥有学士学位或同等学力的候选人。）
与此同时，在实际处理过程中，你也要有一定的灵活性。如果你偏爱某个候选人——例如该人选的高学历——或许对于所招聘的岗位来说不是必需的条件，特别是你对某个候选人的丰富的工作经验和取得的成就有所偏爱时，你可以灵活地处理问题。而在招聘中高级管理职位时，尤其如此。最重要的是，你要确认你所要求的资格证书对于评判候选人的能力有直接影响，确保所招聘到的候选人日后有可能成为企业最优秀的员工。
别忽略软技能
诚然，每一个职位都有其专业上的要求，这些要求一般是你同主管经理共同商定的，但也不要忽视候选人的软技能，软技能的范围很广，但也是甄选候选人的关键性的条件。这些技能包括能与各层次的人们沟通的能力、专业技能、背景、团队合作的能力（作为团队的领导者或者队员）以及其他因素，例如，强烈的职业道德感、高效地、有创造性地解决问题的智慧。如果候选人在这些方面能力不够——即使候选人有扎实的专业技能和工作经验——也无法保证他们一定能够适应企业快速变化的发展要求，而这种快速变化在当今的商业领域是难免的一个部分。
想一想：当你看到一个个CEO们将企业办得很成功时，你很少听到关于他们专业技能的介绍——财务、营销、工程或者管理——而更多的是关于他们较强的人际能力的介绍。你一定希望你企业的员工具备沟通技巧、领导力、合作能力以及进行变革的能力。
确保工作是可执行的
直到你所聘用的员工开始工作时，你方才发现有些职务说明制定得很不成功。因此，你必须确保你所制定的职务说明是可执行的。记住，工作的可执行性并非取决于需要完成的任务的数量。其中一个决定因素是这些任务的相容性。例如，大多数人认为，一个员工的创造力也许非同寻常，但是并不总能胜任一些讲求细节的任务。同样地，有些人的最佳状态表现在通过自己的能力完成复杂的、分析性的工作的时候，一般说来，这些人的性格往往偏于内向而不是外向。在这里我们得到的启示是，当你将一大摞的任务写进职务说明书的时候，不要让这个职务成为只有极少数人能够胜任的工作，而将大多数人拒之门外。
尽量明确
你不必非得先成为威廉·莎士比亚才能制定出一份职务说明书，然而，你得体味不同词语在表达上的细微差别。你需要斟酌用词，确保你的表达清楚地说明该份工作的实际要求。表41列举了一些描述得太笼统的任务说明书的例子，以及经过修改后重新明确的说明。
表41
好坏两种任务描述的区别
太笼统具体明确
处理管理事宜人事变动表的接收、检索，以及每月进行归档
良好的沟通技巧能够与非技术专业人员沟通技术问题的能力
计算机知识精通MicrosoftWord、Excel和QuickBooks的使用
设定工资幅度
在你启动招聘程序（见第5章）并且开始甄选你所设计的职位的理想人选之前，你应该设定该职位的工资幅度。在第10、11章，我详细讨论了如何通过设定薪酬和福利构建有效的薪酬体系。
岗位名称
由于当今大多数企业的大部分工作都是多任务的工作，单凭岗位名称已经不再能体现该岗位所承担的所有职责，因此，如何更好地设定岗位名称颇为棘手，并需要慎重对待。而一个表达不准确甚至夸张的岗位名称可能给应聘者造成错误的概念，并会让他们感到不满、失望。
澄清工作性质是豁免还是非豁免也非常重要。豁免员工是指无论员工的实际工作小时，按周薪、月薪或年薪计工资。而非豁免员工是按小时计工资（有些可能是拿薪水的），如果每周工作超过40小时，就有资格享受领取加班费待遇（详见第10章）。
如果你很难给岗位想出个名称，可以登录美国劳工部职业名称词典（DOT）的网站进行查询，网址是wwwwavenet/upg/immigration/dot_indexhtml该词典将各行各业的工作分门别类，并在同一类中按照职能和职责进行进一步区分。DOT给每一种具体的工作编了一个9位编码，并界定了每一种工作的基本内容。当你想要描述技术类或技能类的工作，或你想把一个退伍军人的军事职业专业转换成普通人的专业技能时，你会发现这个词典特别有帮助。
与其他文件不同，职务说明书一般被看作是法律文件。正因为如此，所有涉及种族、肤色、宗教信仰、年龄、性别、出生国或国籍、身体或精神残疾的问题都有可能为你招致一场歧视诉讼的案件。（偶尔，雇主如果将一项岗位要求作为实际职业资格要求，可免于歧视纠纷。一个被大家经常引用的例子就是女生宿舍，如果要给女生宿舍招聘一名内部辅导员，该人员就必须是一名女性。你也可以找到一些有关年龄限制的例外情况。当然，这些例外情况是有条件的，聪明的雇主会通过律师的帮助对职务说明书逐字进行严格的推敲。）
员工分类：当然重要
你的客户可以不关心你的企业里员工的种类，但是你的会计肯定会关心，联邦政府和州政府内部负责工资所得税的部门也会关心。下面介绍通用的员工分类法，并简要概括主要的分类标准。（关于员工分类如何影响薪酬、工资所得税和福利制度，见第10章。）
全职员工
通用定义：无论从事什么样的工作内容，无论工作地点在哪儿以及为谁工作，每周工作足一周的员工。
重要含义：雇主需要依法缴纳各种工资所得税，以及缴纳联邦、州或当地政府要求的税项。所有联邦政府和州政府的法律法规都全面保护全职员工。
固定兼职员工
通用定义：每周工作不足一周的员工，但是他们的工作时间较固定，从事的工作任务是事先安排好的，工作的场所也很固定。
重要含义：和全职员工享受同样的福利待遇（通常是按照事先规定好的计算方法）以及同样的联邦法和州法的保护。
临时员工和合同工
通用定义：根据临时的需要（即，临时性的）聘用的员工，工作时间不固定。
重要含义：临时员工或合同工常常被称作应急员工，是劳动力市场上快速增长的人群，他们的工作任务已不再局限于行政性或文书性的工作。事实上，这部分人群还包括许多临时性的专业人士，例如医生、教师和律师——甚至是CEO。
企业可以直接聘用临时员工。但是，更多的情况是，企业通过外部的人事服务机构提供资源。（人事服务机构通常是由专门负责企业各个领域的专员帮助你进行安排。）企业付给人事服务机构一定的费用，由人事服务机构负责支付临时员工的工资、工资所得税，有时候还有福利。
与全职员工一样，临时员工和合同员工同样受到法律的保护不受歧视和性骚扰。（第13章详细讲述如何使用临时员工